Обработка первичной документации 1с. Первичные документы бухгалтерского учета - перечень

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

Первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются в первичных документах.

Первичный бухгалтерский документ — это письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Первичный бухгалтерский документ должен иметь:

наименование — финансово-экономическое содержание хозяйственной операции. Документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
дату составления. При отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
содержание хозяйственной операции (объект документирования), вытекающее из наименования документа, в котором оно имеется в общей форме;
измерители осуществляемой хозяйственной операции. Отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
подписи ответственных лиц — директора организации и главного бухгалтера.

Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, на пишущей машинке или с применением вычислительной техники.

Как правило, для документов используются типовые формы в виде бланков, имеющие межведомственный характер. Сюда относятся бланки ордеров, счетов, накладных, талонов, ведомостей и др. Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это по объективным причинам невозможно, то непосредственно по ее окончании.

Если произошла ошибка во внутрихозяйственных учетных записях, то можно применить способ отрицательной или сторнировочной записи. При этом ошибочная запись повторяется красными чернилами или стандартными цветами (синий, черный) с заключением ее в прямоугольную рамку.

Красный цвет или прямоугольная рамка аннулируют ошибочную запись, после чего делают правильную запись. Возможен способ исправления ошибок в учетных записях путем зачеркивания и дальнейшего исправления (ошибочная запись зачеркивается одной чертой и под ней делается правильная запись с указанием даты исправления и подписью бухгалтера, при необходимости составляется справка, раскрывающая необходимость исправления и причину ошибки).

В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток, помарок быть не должно.

В работе с любым документом бухгалтер опирается на определенные принципы и методологические основы, закрепленные в официальных документах.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, карточках, ведомостях, журналах, а также на дисках, дискетах и других носителях.

Учетные документы бывают внешними и внутренними

Внешние документы поступают в организацию со стороны — из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и др., они составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить , платежное требование-поручение, платежное требование, счет-фактура поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно в организации.

Различают следующие виды внутренних документов:

распорядительные;
оправдательные (исполнительные);
комбинированные;
бухгалтерского оформления.

Распорядительные — это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К ним относятся распоряжения руководителя организации и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся приходные ордера, акты приемки материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п.

Комбинированные документы являются одновременно и распорядительными и исполнительными. Сюда входят приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в том случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, а также при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. Это справки, ведомости распределения и др.

Бухгалтерские документы подразделяются также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы используются при оформлении каждой хозяйственной операции. Накопительные документы составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. Примерами накопительных документов служат двухнедельные, месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п.

Учетные документы подразделяются на первичные и сводные

Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции. Примером таких документов являются накладные на отпуск материалов со складов организации в цехи.

Сводные документы составляются на основе первичных документов, например, расчетно-платежная ведомость.

В момент фиксации данных в первичных документах возникает бухгалтерская информация, которая не регистрируется автоматически. Все количественные и качественные ее характеристики подвергаются логическому, арифметическому и юридическому контролю перед составлением первичных документов. Такой контроль осуществляется как работниками, занимающимися ведением первичного учета, так и работниками служб управления.

Подписывая приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения и требования, иные банковские документы, руководитель организации подвергает тщательному анализу каждую хозяйственную операцию.

В процессе получения бухгалтерской информации выделяются следующие этапы:

предварительная работа перед составлением первичных документов;
составление первичных документов;
утверждение первичных документов;
работа бухгалтерии по составлению и обработке первичных документов.

Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу различных служб организации. Для этой стадии характерен наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.

Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской информации. Она предполагает непосредственное участие в получении бухгалтерской информации работников функциональных служб управления. Так, при учете товарно-материальных ценностей на основании первичных документов предусматриваются группировка и обобщение данных в карточках складского учета материалов. Ежемесячно из карточек и книг данные переносятся в отчеты о движении материальных ценностей. В установленные сроки заведующие складами и руководители подразделений представляют эти отчеты в бухгалтерию организации.

Руководящие работники принимают участие и в обработке данных. Так, с помощью работников различных служб управления устанавливаются виновники недостач и потерь.

После проверки арифметических подсчетов, законности и целесообразности оформленных хозяйственных операций бухгалтерские документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета путем записи в учетных регистрах.

Учетные регистры представляют собой счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на .

Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные регистры служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам.

Учетные регистры ведутся в форме бухгалтерских книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.

Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.

В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывают число и заверяют ее подписями уполномоченных лиц. В некоторых книгах, например, кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Бухгалтерские книги применяют для синтетического и аналитического учета.

Карточки изготавливают из плотной бумаги или неплотного картона, не скрепляя между собой. Их хранят в специальных ящиках — картотеках. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготавливаются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами. Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал.

Записи в учетных регистрах должны быть четкими, краткими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи систематических и аналитических регистров обязательно сверяют путем составления оборотных ведомостей.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах : корректурный, дополнительной записи, сторнировочный.

Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

Например, если вместо 100 руб. отражено 200 руб., то следует зачеркнуть 200 руб. и написать сверху "100 руб.", а сбоку указать: "зачеркнуто 200 руб. и сверху написано 100 руб., исправленному верить (дата, подпись)".

На денежных документах никаких исправлений и помарок не допускается, даже оговоренных, особенно в цифрах.

Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена. Например, поставщиком с расчетного счета перечислены 150 руб. Данная хозяйственная операция отражена правильной корреспонденцией счетов, но сумма ее занижена до 100 руб. Была сделана следующая бухгалтерская запись: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 100 руб.

Но поскольку поставщикам следует перечислить 150 руб., то на недостающую сумму в 50 руб. необходимо составить дополнительную проводку: дебет счета "Расчеты с поставщиками", кредит счета "Расчетный счет" — 50 руб.

Дополнительные проводки делаются в текущем или следующем месяце. Это правило исправления ошибок применяется в двух случаях: если в учетном регистре отдельной строкой не записаны данные первичного документа и при отражении в учетном регистре ошибочно заниженной суммы хозяйственной операции.

Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т. е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.

Бухгалтерский учет - научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется , вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

Достаточно важное место среди всей документации, которую ведет бухгалтерия занимает первичная документация. Она постоянно проверяется налоговой службой, и должна быть составлена в соответствии с необходимыми нормами и законами, действующими в РФ. Что относится к первичной документации, как правильно ее оформлять и составлять, чтоб потом не иметь проблем с налоговой инспекцией разберем в нашей статье.

Первичная документация в бухгалтерии что это такое?

Первичные документы – это основания, при наличии которых в бухгалтерском учете могут составляются записи, он может быть внесен в общий регистр. Это важная часть управленческой документации предприятия или организации.

Во всех предприятиях, которые государство заставило вести бух учет, хозяйственные операции должны быть оформлены в соответствии с первичной документацией. Под хозяйственной операцией понимается любая активность предприятия, которая влечет за собой передвижение денежных средств или на структуру его активов.

Согласно закону о бухгалтерском учете оформление первичной документации должно происходить одновременно с хозяйственными действиями, то есть сразу же документироваться. Но если это не представляется возможным можно сделать документацию сразу же по окончанию действия.

Первичная документация может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде. Но во втором варианте все бумаги должны обязательно быть заверены электронной подписью, иначе они просто не будут иметь юридической силы. Но, если в договоре четко прописано наличие бумажного варианта документа, то он обязательно должен быть в наличии.

Сохранятся первичные документы должны 4 года. В этот период налоговая имеет право в любой момент запросить их для проверки вас и вашего контрагента. Особенно внимательно следует относится к документам, в которых вы что либо покупаете. Помните, именно благодаря ним вы сможете обратится в суд, если возникнет такая потребность.

Разделение документов по стадиям бизнеса

Все сделки, которые проводятся предприятием или организацией условно можно разделить на 3 этапа:

Обсуждение условий сделки. В это время вы должны оговорит все нюансы, и прийти к единому мнению. Результатом этого этапа будет подписание договора и выставление счета на оплату.
Оплата согласно сделки. Она обязательно должна быть подтверждена выпиской с вашего расчетного счета, если оплата прошла с помощью безналичного расчета, либо с помощью чеков и бланков строгой отчетности если оплата была с помощью наличных денег.
Вторым вариантом достаточно часто пользуются сотрудники организации, когда берут денежные средства под отчет.
Получение оплаченного товара или услуги. Обязательно должно быть доказательство, которое подтверждает, что товар был получен или услуга оказана, иначе налоговая служба просто не позволит уменьшить сумму налогового сбора.

В качестве подтверждения может выступать товарная накладная или чек, в случае получения товара, или акт выполненных работ в случае оказания услуги.

Какие документы являются обязательными?

В зависимости от операции, которая будет проводится список необходимых документов может различаться. Давайте рассмотрим самый распространенный список необходимых бумаг. Обычно все документы готовит либо исполнитель либо поставщик товаров.

Список документов имеет такой вид:

Особенности учетного регистра

После того, как первичные документы были оформлены, их проверяют по форме и содержанию. После этого, если все сделано верно, их оформляют, и проходит экономическая группировка данных, которые в ней содержатся в общей системе бухгалтерского учета. Для этого все сведения об остатке имущества компании, денежных средств, о хозяйственных операциях из первичных (свободных) документов переносятся в учетные регистры.

Сами учетные регистры – это специализированные таблицы, которые выполнены в строго указанной форме, в полном соответствии с экономической группировкой сведений о имуществе компании и источниках его появления.

Все существующие регистры делятся на 3 группы:

По назначению. В зависимости от этого критерия регистры разделяются на хронологические, систематические, и комбинированные. Каждый отдельный вид имеет свой порядок сохранения данных.
По обобщению данных регистры разделяются на интегрированные и дифференцированные. Каждый может быть рассмотрен от частного к общему либо наоборот, от отчетности к первичным документам.
По внешнему виду. Они могут иметь практически произвольную форму: книга, журнал, карточка, печатные листы.

Учетные регистры обязательно должны иметь:

Полное название.
Указанный период времени для регистрации хозяйственных операций, к какому расчетному периоду он относится.
Подписи и инициалы ответственных особ. Это дает возможность в случае возникновения спорных вопросов найти и указать на лица, которые принимали в участие в сделке.

Проведенные хозяйственные операции обязательно должны быть отражены именно в том периоде, в котором они проводились. Если документальное отражение невозможно сделать непосредственно во время проведения хозяйственной операции, то сделать оформление нужно сразу же по его окончания.

В целом учетные регистры созданы для того, чтоб накапливать и систематизировать информацию о принятых на учет первичных документах, для отображения бухгалтерской отчетности. Если финансовая и первичная документация предприятия хранится в печатном виде, то по требованию иных участников хоз операций или правоохранительных органов (если это в их компетенции) копии должны быть предоставлены именно тем лицом, которое их составило и предъявило к подписи.

1с бухгалтерия первичная документация

Во время ведения финансово – хозяйственной деятельности бухгалтеру придется работать с огромным количеством документации. Это разного рода бланки, договора, отчетная документация, сметы и калькуляции. Некоторые из них не имеют большой значимости и являются второстепенными, но есть и очень важные документы, в которых даже незначительная ошибка может привести к плачевным последствиям и для целого предприятия, и для отдельных должностных особ. Именно такими являются первичные документы организации.

С помощью программы 1С вы сможете управляться и орудовать ними значительно проще. В ее функциях есть управление с товарно-сопроводительными и денежными документами, со складскими документами и теми, которые касаются розничной торговли.

На сегодняшний день программное обеспечение компании 1С занимает лидирующие позиции среди программ по бухгалтерскому учету, которые постоянно используются в нашей стране.

Среди самых востребованных функций 1С можно выделить такие:

Полная автоматизация всех видов бухгалтерского учета.
Расчет заработной платы сотрудникам.
Управление кадровым и производственным учетом.

Программа имеет большое количество режимов и настроек, с помощью которых вы сможете полностью подстроить ее под себя, отрегулировать так, как удобно именно вам.

Оформление первичной документации – дело сложное и кропотливое, но просто необходимое. В помощь вам современные компьютерные технологии и высокая квалификация сотрудников. Если подходить к нему со всей ответственностью и знанием дела, то проблем не возникнет.

Вконтакте

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

договор;
счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

товарная накладная — для товаров;
товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

договор;
счёт;
бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
накладная;
акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

информацию о суммах денежных средств;
фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Как учесть все последние требования законодательства и в то же время облегчить себе работу? О сложных вопросах по составлению первичных учетных документов читайте в материале к.э.н. В.В. Приображенской (Минфин России), размещенном на стр. 35. В этой статье мы расскажем о том, какие варианты первичных документов поддерживаются в «1С:Бухгалтерии» (ред. 3.0), и о том, какие возможности оформления этих документов предлагает программа. Вся описанная последовательность действий и все рисунки выполнены в новом интерфейсе «Такси» программы «1С:Бухгалтерия 8».

Формы первичных документов

В «1С:Бухгалтерии 8», как и до вступления в силу Федерального закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ), поддерживается использование форм первичной учетной документации, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Такая поддержка касается как первичных документов, формы которых Закон № 402-ФЗ применять не обязывает, так и документов, формы которых установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании иных федеральных законов.

По-прежнему обязательными для применения являются унифицированные формы, утвержденные Банком России (приложения к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П). К ним, относятся, например, платежные поручения и требования. Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из раздела Банк и касса .

Обязательными остаются и кассовые документы (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, расчетно-платежные ведомости и т. д. Формы указанных документов утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из разделов Банк и касса и Зарплата и кадры .

Что касается таких документов, как, например, товарная накладная, авансовый отчет, приказ о проведении инвентаризации, акт инвентаризации расчетов, то при отражении в программе соответствующих фактов хозяйственной деятельности, как и раньше, в качестве печатных форм указанных документов предлагаются унифицированные формы (формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22, № ИНВ-17).

Напомним, что счет-фактура не является первичным документом! Это документ налогового учета.

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ).

В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Изменять формы указанных документов не допускается, в то же время, добавление дополнительных реквизитов в форму счета-фактуры не противоречит нормам главы 21 НК РФ. Именно это обстоятельство, наряду с отменой обязательного применения унифицированных форм документов позволило ввести в оборот форму универсального передаточного документа (УПД) как не противоречащего законодательству.*

Примечание:
* О применении УПД в качестве альтернативы счету-фактуре и накладной (или акту выполненных работ, оказанных услуг) мы писали в «БУХ.1С» № 1 за 2014 год на стр. 13.

Напомним, что печатная форма УПД доступна как из формы документа реализации, так и из формы выданного на реализацию счета-фактуры. Таким образом, пользователям программы «1С:Бухгалтерия 8» доступны унифицированные формы первичных учетных документов, форма УПД, а также формы, которые предложены разработчиками программы в качестве помощи пользователю. Такие формы представляют особый интерес.

Отметим, что развитие печатных форм документов в программе началось давно. Еще в «1С:Бухгалтерии» предыдущих поколений формировались документы, формы которых отсутствовали в альбомах унифицированных форм: акт об оказании услуг, акт сверки взаиморасчетов, бухгалтерская справка.

В последнее время список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые расчетные документы в удобной наглядной форме. Один из таких «хитов» - справка-расчет Рублевые суммы документа в валюте (рис. 1).

Рис. 1. Справка-расчет рублевых сумм документа в валюте

Целая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца.

Эти справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме документа Закрытие месяца .

Обращаем ваше внимание, что за последнее время список регламентных операций пополнился новыми автоматизированными обработками и сопутствующими им справками-расчетами:

Расчет налога УСН;
Расчет налога на имущество;
Расчет транспортного налога;
Расчет земельного налога.

Доступ ко всем справкам-расчетам осуществляется также по одноименной гиперссылке на панели навигации из раздела Операции (рис. 2).

Рис. 2. Все доступные справки-расчеты

По гиперссылке Все отчеты пользователь получает доступ одновременно ко всем имеющимся в программе отчетам (за исключением стандартных и регламентированных отчетов), включая отчеты для руководителя, регистры бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства, регистры налогового учета по налогу на прибыль, справки-расчеты по бухгалтерскому и налоговому учету, а также документы и справки, относящиеся к функционалу кадрового учета и зарплате (рис. 3).

Рис. 3. Все доступные отчеты (за исключением стандартных и регламентированных)

Подробнее о развитии справок-расчетов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в статье на сайте .

Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм.

Напоминаем, что состав документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, а также формы первичных учетных документов должен определить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

ИС 1С:ИТС

Регистры бухгалтерского учета

Независимо от применяемых форм первичных учетных документов, данные, содержащиеся в них, подлежат обязательной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета, состав и формы которых также определяет и утверждает руководитель экономического субъекта.

Закон № 402-ФЗ ужесточил требования к регистрам бухгалтерского учета: теперь каждый регистр должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в статье 10 Закона. Чтобы привести в соответствие функционал «1С:Бухгалтерии 8» положениям Закона № 402-ФЗ, разработчики предложили взять за основу регистров бухгалтерского учета «старые добрые» стандартные отчеты (оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета, анализ субконто. карточку счета и т. д.), добавив к ним недостающие реквизиты: единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета.

В настоящее время регистры бухучета, которые можно сформировать в «1С:Бухгалтерии 8», удовлетворяют всем требованиям законодательства и, в то же время, привычны для пользователя.

ИС 1С:ИТС

Подробнее о регистрах бухгалтерского учета см. в справочнике «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».

Автоподстановка подписей

Факты хозяйственной жизни могут быть трех видов: сделка, операция, событие (ст. 3 Закона № 402-ФЗ). А первичные документы на основании пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ должны содержать подписи лиц в зависимости от вида хозяйственного факта.

Так, в случае совершения сделки или операции, в первичке должна быть подпись лица, ответственного за ее совершение и подпись лица, ответственного за ее оформление.

Если же произошло событие, то достаточно подписи лица, ответственного за оформление уже свершившегося факта.

По нашему мнению, такие документы как акт выполненных работ и накладная на отгрузку товаров не могут быть подписаны исключительно работником аутсорсинговой компании, так как оба документа должны содержать подписи лиц, непосредственно принимающих участии в операции (сделке). А таковыми, как правило, являются ответственные сотрудники самой организации.

Другое дело - первичка, которая составляется уже по результатам свершившихся событий, и только фиксирующая их.

К ней можно отнести справки-расчеты: к примеру, расчет пеней по налогам (событие - несвоевременная уплата налога и возникшая в связи с этим обязанность уплатить пени), начисление процентов по договору займа (событие - наступление срока очередного платежа по договору).

Чтобы обеспечить автоподстановку подписей в первичные документы, включая справки-расчеты, регистры бухгалтерского и налогового учета, в программе «1С:Бухгалтерия 8» предназначен регистр сведений Ответственные лица Организации (раздел Главное ).

В списке Ответственные лица указываются лица, наделенные полномочиями в силу занимаемой должности, причем сведения регистра носят периодический характер (рис. 4). Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату, из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации (подразделении) изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр, и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

Рис. 4. Регистр сведений «Ответственные лица»

Ответственные лица указываются для должностей или полномочий, которые чаще всего встречаются в практике хозяйственной деятельности:

Руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
Главный бухгалтер - используется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
Руководитель кадровой службы - используется в печатных формах кадровых документов;
Кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;
Ответственный за бухгалтерские регистры - используется при формировании форм бухгалтерских регистров;
Ответственный за налоговые регистры - используется при формировании форм налоговых регистров по налоговому учету по налогу на прибыль.

Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации или подразделения.

Лица, которые имеют право подписи первичной бухгалтерской документации на основании документа, наделяющего полномочиями (приказ, доверенность), указываются в регистре сведений Уполномоченные лица , доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из формы элемента справочника Организации (раздел Главное ).

Уполномоченные лица задаются отдельно для каждой организации и применяются для указанного пользователя информационной базы или для всех пользователей, если пользователь не указан (рис. 5).

Рис. 5. Регистр сведений «Уполномоченные лица»

В таких документах как Реализация товаров и услуг, Оказание услуг, Счет-фактура выданный предусмотрены поля для указания подписывающих лиц и документов, на основании которых они наделяются полномочиями. По умолчанию поля заполняется значениями из регистра сведений Уполномоченные лица с учетом выбранной организации и пользователя. При отсутствии записей в регистре Уполномоченные лица по организации, указанной в документе, заполнение производится на основании данных регистра Ответственные лица .

В соответствии с Федеральным законом от 20.04.2014 № 81-ФЗ с 01.07.2014 индивидуальный предприниматель также имеет право передать полномочия по подписанию счета-фактуры уполномоченному лицу.

В документе Счет-фактура выданный в поле Предприниматель , начиная с первого июля 2014 года, подставляется лицо, указанное в регистре Уполномоченные лица , и используется при выводе печатной формы документа.

Что касается сведений об уполномоченном представителе, который подписывает регламентированную отчетность, то эта информация хранится в справочнике Регистрация в налоговом органе (рис. 6).

Рис. 6. Справочник «Регистрация в налоговом органе»

В форме элемента справочника для выбора лица, подписывающего отчетность, предназначен переключатель Отчетность подписывает . Лицом, подписывающим отчетность, может быть руководитель организации или иное лицо, действующее на основании предоставленных ему полномочий.

В этом случае пользователю требуется заполнить сведения о представителе.

Если интересы налогоплательщика в территориальном налоговом органе представляет законный представитель налогоплательщика (действующий на основании соответствующих документов), необходимо с помощью переключателя указать тип представителя (юридическое или физическое лицо), выбрать его из соответствующего справочника и заполнить поля ФИО уполномоченного лица (для представителя - физического лица) и Номер, дата и вид документа .

Если через представителя осуществляется электронный документооборот, то необходимо заполнить поле Доверенность ЭДО, выбрав из справочника доверенность на осуществление электронного документооборота с налоговым органом.

ИС 1С:ИТС

Об автоматическом заполнении реквизитов печатных форм см. в справочнике «Методическая поддержка 1С:Предприятия 8» в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений».

Печатные формы первичных документов и дополнительные возможности

В заключение напомним о некоторых интересных дополнительных возможностях «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), которые можно использовать при работе с печатными формами первичных документов.

Так в печатную форму документа Счет на оплату покупателю можно добавить логотип и факсимильную печать компании.

Настройка этих дополнительных возможностей в программе «1С:Бухгалтерия 8 » осуществляется на закладке Печать в форме элемента справочника Организации (раздел Главное ).

По кнопке Сохранить можно быстро сохранить любую печатную форму документа в одном (или нескольких) из предложенных форматов в указанную папку на компьютер, имя файла по умолчанию будет состоять из названия, даты и номера документа.

По кнопке Отправить из печатной формы документа создается сообщение электронной почты, к которому прикрепляется печатная форма.

В теле сообщения указываются:

сведения о прикрепленной печатной форме;
в поле Адрес - адрес электронной почты, заданной в карточке контрагента.

Для настройки учетной записи электронной почты предназначен справочник Учетные записи электронной почты , который доступен по гиперссылке Органайзер из раздела Администрирование .

В списке выводится:

наименование учетной записи;
имя пользователя - указывается имя отправителя писем, которое может отличаться от имени пользователя в программе;
адрес электронной почты учетной записи в формате пользователь@почтовыйсервер .

Для учетных записей, получение и отправка с которых выполняется автоматически без участия пользователя, должен быть обязательно введен пароль.

Также для корректной работы программы обязательно должна быть настроена системная учетная запись электронной почты.

В продолжение темы, посвященной поддержке первички в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), в следующих номерах журнала будет рассмотрен порядок исправления и корректировки первичных учетных документов, в том числе и при применении электронного документооборота.