Учредитель тратится на компанию. Учет расходов

Учредитель ездил в другой город по делам компании, например, чтобы с поставщиком или покупателем. Оплату проезда и гостиницу компания учла как командировочные расходы. Но так безопасно поступать, только если собственник компании является одновременно генеральным

Если же компания не заключала трудовой договор с учредителем, учесть расходы как командировочные нельзя. Ведь в командировку можно направить только работника (ст. 166 ТК РФ). Поэтому инспекторы могут посчитать, что расходы необоснованны, доначислить и НДС, если компания принимала этот налог к вычету. Кроме того, проверяющие потребуют удержать НДФЛ.

Чтобы у инспекторов не было претензий, с учредителем можно заключить срочный трудовой договор. Но тогда нужно будет оформлять кадровые документы. Другой вариант — заключить договор поручения, например, если участник с контрагентом. Или договор оказания услуг.

В договоре вознаграждение за оказание услуг. А также пропишите обязанность компании возместить расходы учредителя. Но не нужно делать оговорку, что предприятие оплачивает командировочные затраты. Либо компенсацию расходов можно включить в сумму вознаграждения. Кроме того, оформите отчет о выполнении поручения или акт приемки-сдачи услуг. Тогда суммы, потраченные на поездку, можно учесть в расходах при условии, что они подтверждены первичными документами. Кроме того, можно списать вознаграждение учредителя (п. 21 ст. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

НДС можно принять к вычету, если счета-фактуры оформлены на компанию. Вычет можно заявить и на основании билетов, если в них выделена сумма налога. Но это явно прописано только для командировочных затрат (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому к этим вычетам не исключены налоговиков.

Расходы, компенсируемые учредителю, оплачены в интересах компании, поэтому налоговики считают, что начислять НДФЛ не нужно (письмо от 25 марта 2011 г. № КЕ-3-3/926). Но из разъяснений можно сделать вывод, что эти суммы облагаются налогом (письмо от 29 января 2014 г. № 03-04-06/3282). Поэтому безопаснее уточнить позицию своей инспекции. Либо если учредитель оплачивал расходы самостоятельно, компания может предоставить ему профессиональный налоговый вычет на сумму затрат (письмо Минфина России от 29 апреля 2013 г. № 03-04-07/15155). Тогда налог платить не потребуется.

Взносы начислять не надо при условии, что компания компенсировала расходы, подтвержденные первичными документами (письмо Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-80). Что касается вознаграждения учредителя, то с этих сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы.

Учредитель предоставил квитанцию от нотариуса, он не является сотрудником. Компания возместила ему понесенные расходы путем перечисления с расчетный счет. Куда подколоть квитанцию и нужно ли учредителю писать заявление на возмещение расходов понесенных?

Ответ

Компенсировать произведенные расходы учредителю можно только за счет чистой прибыли. Для использования чистой прибыли необходимо решение участников общества.

Квитанцию от нотариуса храните вместе с другими первичными документами.

Как использовать чистую прибыль

Документальное оформление

В ООО решение о распределении чистой прибыли оформляется протоколом общего собрания участников* ( , Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Обязательных требований к протоколу общего собрания участников ООО в законодательстве нет. Но есть реквизиты, которые лучше указать. Это номер и дата протокола, место и дата проведения собрания, вопросы повестки дня, подписи участников.

Пример оформления протокола общего собрания участников ООО. Решение о расходовании чистой прибыли на выплату дивидендов

Уставом ООО «Торговая фирма "Гермес"» предусмотрено, что организация выплачивает дивиденды ежеквартально. По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль «Гермеса» составила 50 000 руб. На общем собрании участников, которое состоялось 15 апреля 2014 года, было решено направить всю эту сумму на выплату дивидендов. Решение было принято единогласно. По результатам составлен общего собрания участников.

Учредитель ездил в другой город по делам компании, например, чтобы заключить договор с поставщиком или покупателем. Оплату проезда и гостиницу компания учла как командировочные расходы. Но так безопасно поступать, только если собственник компании является одновременно генеральным директором.

Если же компания не заключала трудовой договор с учредителем, учесть расходы как командировочные нельзя. Ведь в командировку можно направить только работника (ст. 166 ТК РФ). Поэтому инспекторы могут посчитать, что расходы необоснованны, доначислить налог на прибыль и НДС, если компания принимала этот налог к вычету. Кроме того, проверяющие потребуют удержать НДФЛ.

Чтобы у инспекторов не было претензий, с учредителем можно заключить срочный трудовой договор. Но тогда нужно будет оформлять кадровые документы. Другой вариант - заключить договор поручения, например, если участник подписывал контракт с контрагентом. Или договор оказания услуг.

В договоре установите вознаграждение за оказание услуг. А также пропишите обязанность компании возместить расходы учредителя. Но не нужно делать оговорку, что предприятие оплачивает командировочные затраты. Либо компенсацию расходов можно включить в сумму вознаграждения. Кроме того, оформите отчет о выполнении поручения или акт приемки-сдачи услуг. Тогда суммы, потраченные на поездку, можно учесть в расходах при условии, что они подтверждены первичными документами. Кроме того, можно списать вознаграждение учредителя (п. 21 ст. 255, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расходы, компенсируемые учредителю, оплачены в интересах компании, поэтому налоговики считают, что начислять НДФЛ не нужно (письмо ФНС России от 25 марта 2011 г. № КЕ-3-3/926). Но из разъяснений Минфина России можно сделать вывод, что эти суммы облагаются налогом (письмо от 29 января 2014 г. № 03-04-06/3282). Поэтому безопаснее уточнить позицию своей инспекции. Либо если учредитель оплачивал расходы самостоятельно, компания может предоставить ему профессиональный налоговый вычет на сумму затрат (письмо Минфина России от 29 апреля 2013 г. № 03-04-07/15155). Тогда налог платить не потребуется.

Взносы начислять не надо при условии, что компания компенсировала расходы, подтвержденные первичными документами (письмо Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17–3/В-80). Что касается вознаграждения учредителя, то с этих сумм нужно уплатить НДФЛ и взносы.

Вопрос аудитору

Учредитель не является сотрудником организации, однако периодически совершает поездки в другие города в интересах компании. Можно ли в такой ситуации оплачивать ему командировочные расходы – суточные, проезд, проживание? Как учитывать эти средства в целях налогообложения?

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Из этого определения следует, что командировать можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Если такого договора нет, направление в командировку и предоставление связанных с этим гарантий (оплата проезда, проживания, суточные) не производится.

В указанной ситуации с учредителем можно заключать гражданско-правовой договор на период командировки, предметом которого будут какие-либо услуги учредителя (например, проведение переговоров, изучение рынка, посещение выставок и т.п.).

При заключении договора необходимо установить вознаграждение, которое можно будет учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 21 ст. 255 НК РФ). Кроме того, начислить на него страховые взносы (ст. 420 НК РФ) и удержать НДФЛ (ст. 208-209 НК РФ).

При этом поездку нельзя оформить как командировку, но можно в договоре установить компенсацию расходов, связанных с его исполнением, – оплату проезда и проживания. Суточные в рамках гражданско-правовых отношений платить не нужно, такие суммы будут признаны контролирующими органами вознаграждением со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Что касается возмещаемых расходов на проезд и проживание, их можно учесть при исчислении налога на прибыль, но при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 НК РФ). При этом мы рекомендуем учитывать такие расходы не в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а в качестве прочих по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

В отношении НДФЛ ситуация складывается следующим образом. Выплаты в рамках гражданско-правового договора контролирующие органы признают вознаграждением и предлагают включать в налоговую базу (письма Минфина России от 24.02.2016 № 03-04-05/10023 , от 05.11.2013 № 03-03-06/4/47090). Однако исполнители по гражданско-правовым договорам имеют право на профессиональный налоговый вычет в виде сумм, подтвержденных документами (п. 2 ст. 221 НК РФ). Поэтому если расходы на проживание и питание будут подтверждены документально, из налоговой базы по НДФЛ суммы этих расходов можно вычесть (письмо Минфина России от 26.11.2018 № 03-03-06/2/85248).

Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в числе прочего с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по гражданско-правовым договорам (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Эта норма позволяет возмещение расходов в рассматриваемой ситуации не включать в базу обложения страховыми взносами (см. письмо Минфина России

Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Как оплатить «командировку» учредителя общества

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это - не командировка, ведь в командировку можно отправить только работник аст. 166 ТК РФ . Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работни кп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П .

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

потребуют удержать с этих сумм НДФЛп. 1 ст. 210 , ст. 211 НК РФ . А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года - сдать на него справку 2-НДФЛ с сообщением о невозможности удержать нало гп. 5 ст. 226 НК РФ ;
исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн оп. 16 ст. 270 , п. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ ;
не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договор уп. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ) .

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки - это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашени истатьи 133, 133.1 ТК РФ . Так что если трудовой договор будет, к примеру, на 1/10 ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне 1/10 МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более 1/10 месячного рабочего времени.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если необходимо оформить разовую поездку учредителя, достаточно заключить с ним срочный трудовой договор. Основание его заключения - выполнение временных рабо тстатьи 58, 59 ТК РФ .

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем гражданско-правовой договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

<или> возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездк уч. 2 ст. 709 , ст. 783 , ч. 2 ст. 975 ГК РФ . На суммы возмещения не нужно начислять ни НДФЛст. 41 НК РФ ; Письма ФНС от 03.09.2012 № ОА-4-13/14633 , от 25.03.2011 № КЕ-3-3/926 , ни страховые взнос ыподп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ . Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документам ип. 1 ст. 252 НК РФ . А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
<или> сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Подробнее о налогах при компенсации физлицам их затрат по гражданско-правовым договорам написано:

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

<или> договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
<или> договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить НДФЛст. 209 , п. 1 ст. 210 , пп. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ и страховые взносы (кроме взносов в ФСС)подп. 2 п. 3 ст. 9 Закона № 212-ФЗ , зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организаци ип. 1 ст. 46 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее - Закон № 14-ФЗ); пп. 1- 3 ст. 79 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ (далее - Закон № 208-ФЗ) ).

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операци йп. 1 ст. 78 Закона № 208-ФЗ ; п. 1 ст. 46 Закона № 14-ФЗ ;

сделки с заинтересованность юст. 45 Закона № 14-ФЗ ; ст. 83 Закона № 208-ФЗ ;
любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобрени яп. 7 ст. 46 Закона № 14-ФЗ .

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затра тст. 252 НК РФ . Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

<или> внереализационные расходы, перечень которых открыты йст. 265 НК РФ ;
<или> расходы на управление в составе прочи хподп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье - как внереализационные расходы на проведение общих собрани йподп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ .

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.